Céges kaszinó est a jóváhagyástól a zárásig
A céges estet nem elég megrendelni: valakinek végig is kell vinnie a cégen belül — bekérni az ajánlatot, beírni a keretbe, egyeztetni a naptárral és a pénzüggyel. A programot mi hozzuk, és az ajánlatot úgy írjuk meg, hogy beilleszthető legyen a belső jóváhagyásba. Önre a döntés marad.
AjánlatkérésA nehéz rész a jóváhagyás
Magát az estét egy délután alatt fel lehet építeni. A jóváhagyást nem. Mire a dátum bekerül a naptárba, addigra általában négyen mondtak rá valamit: a vezető, aki a keretet adja, a pénzügy, aki a számlát várja, az asszisztens, aki a termet foglalja, és a csapat, akinek aznap estére más terve volt.
Ezért írunk minden ajánlatot úgy, hogy egy belső levélben önmagában is megálljon: tételesen, asztalonként bontva, dátummal és időtartammal. Nem kell mellé magyarázó bekezdést fogalmaznia — az ajánlat maga a magyarázat.
Amíg ez nem dőlt el, a formátumok egymás mellett is megnézhetők, a mobil asztalok pedig kész teremhez és kész cateringhez elegendők. Az alábbi oszlopok viszont attól függetlenül érvényesek, melyiket választja: azt mutatják, mi marad Önön.
Az Ön oszlopa a rövidebb
Hat szakasz az ajánlatkéréstől a zárásig. Középen az, ami Öntől kell, jobbra az, ami nálunk marad. A két oszlop hossza nem véletlen.
| Szakasz | Az Ön oldaláról | Nálunk |
|---|---|---|
| Ajánlatkérés | Alkalom, létszám, időtáv. | Formátumjavaslat és keretár, hogy legyen mit bevinni a döntéshez. |
| Ajánlat | Egy belső kör. | Tételes írásos ajánlat, asztalonként és tételenként bontva, dátummal. |
| Helyszín | A terem címe és a házirend. | Bejárás a szerződés előtt: rakodás, lift, áram, építési idő, padlóvédelem. |
| Szerződés | Aláíró és számlázási adatok. | Szerződés, számla, és egy kapcsolattartó, aki végig ugyanaz marad. |
| Időrend | A vacsora és a köszöntők időpontja. | Percre bontott forgatókönyv; az asztalok ehhez igazodnak, nem fordítva. |
| Az este | A vendégek. | Asztalok, osztók, koordinátor, építés és bontás. |
Ha a cégnél külön beszerzési űrlap tartozik ehhez, azt kitöltjük — elég átküldeni. Ugyanígy megy a szállítói regisztráció is, ha a beszerzés kéri. Nagyobb létszámnál, ahol a helyszínt is keresni kell, a kulcsrakész rendezvény ugyanezt a sort viszi tovább a teremkeresésig; szűk körű partnerestre viszont a VIP est a pontosabb választás.
Mire az első vendég belép
Fél órával a kapunyitás előtt a terem már áll: asztalok a helyükön, sávok felfestve, zsetonkészletek kiosztva, a fény az asztalokra hangolva. Ez nem a díszlet kedvéért van így. Ez az a pont, ahonnan a programot az osztók viszik, és Önnek már csak a vendégeire kell figyelnie.
A céges arculat ilyenkor kerül a képbe: a terítő színe és a zseton mintája hangolható a cég színeihez. Annyira, hogy felismerhető legyen, és annyira nem, hogy a vendégek konferenciának nézzék.
A stáb jóval a kapunyitás előtt érkezik, a bontás pedig a zárás után kezdődik. Egyik végén sem kell ott maradnia senkinek az Ön kollégái közül — elég egy telefonszám arra az esetre, ha a portán kérdeznek valamit. A helyszín bejárásán is elég, ha valaki egyszer végigmegy velünk a termen.
25–80 vendég, 3–6 asztal, 4–5 óra. Asztalonként nagyjából tízen — ez az a sűrűség, ahol még nem kell kivárni a következő kört.
A számok tájékoztató keretek. Pontosítani a terem alaprajza fogja őket: hány asztal fér el kényelmesen, marad-e hely a vacsorának, és hol tud elférni a ruhatár. Egy ilyen est óránkénti menetrendjét a referenciák első forgatókönyve mutatja, a keretár pedig ugyanabból a három adatból áll össze, amit az űrlapon kérünk. Küldje el, és a többit visszaszámoljuk Önnek.
Amit a pénzügy kérdezni szokott
- Kell hozzá engedély?
- Nem. Az asztaloknál jelképes zsetonnal játszanak: a zseton nem vásárolható meg, és a zárás után sem váltható be semmire. Pénz nincs a képben egyetlen ponton sem, így ez rendezvényprogram — ugyanúgy kezelendő, mint egy vacsora vagy egy koncert.
- Szerződés és számlázás?
- Az írásos ajánlat után szerződés következik, benne a dátum, a helyszín, az asztalszám és a stáb létszáma. A számla a szerződésben megadott adatokra megy, a teljesítés napjával. Előleget és több részletben történő fizetést is tudunk kezelni, ha a belső rend ezt kívánja. Az ajánlat sorai külön mutatják az asztalokat, a stábot, a technikát és a kiegészítőket, így a keretből az is látszik, melyik tétel mennyit visz — és mi az, ami elhagyható, ha szűkebb a mozgástér.
- Mikor kell szólni?
- Meglévő teremmel két-három hét elég. A szűk keresztmetszet nem a szervezés, hanem a naptár: az évzárók egymásra torlódnak. November és december esetén érdemes már a nyár végén dátumot rögzíteni, mert ilyenkor a stáb fogy el hamarabb, nem az asztal.
- Ha csúszik a vacsora?
- Semmi baj. Az asztalok nyitása és zárása mozgatható pont az időrendben, a koordinátor pedig végig a teremben van. Ha a köszöntő húsz percet késik, az asztalok addig nyitva maradnak, és a zárás tolódik ugyanennyit. A programot nem kell újratervezni miatta.
- Mit küldjünk elsőre?
- Három sor elég: milyen alkalomra, körülbelül hány főre, és melyik hónapra tervezik. Meglévő terem esetén a cím is jöhet mellé. Erre formátumjavaslat és keretár érkezik vissza, olyan bontásban, hogy egyből továbbadható legyen a döntéshozónak. A tételes ajánlat ezután készül el, a helyszín ismeretében.
Megvan a dátum, vagy még keresi?
Mindkettő jó kiindulás. Írjon néhány sort arról, mire és mikorra gondolt — a válasz olyan formában érkezik, hogy a belső körbe egy az egyben továbbküldhető legyen.
