Kapcsolat három sor is elég
Nem kell kész elképzelés ahhoz, hogy írjon. Egy dátum és egy hozzávetőleges létszám már elég az induláshoz, a többi az első válaszváltásban összeáll. Alább leírjuk, mit érdemes beleírni, és mi történik utána.
AjánlatkérésHárom adat, és már tudunk mit mondani
Milyen alkalomra, körülbelül hány főre, és melyik hónapra. Ennyiből már formátumot javaslunk és keretárat mondunk. Ha a helyszín is megvan, a címe sokat gyorsít, mert onnantól a bejárás is tervezhető. Minden más — pontos dátum, menü, dekoráció — ráér a második körre.
Egy tipikus első levél így néz ki: „Évzáró lenne, hetven fő körül, november vége. Helyszín még nincs, de budapesti. Vacsorát is szeretnénk.” Ennyi. Erre már konkrét választ tudunk írni, nem visszakérdezést.
Ha még az sem biztos, melyik formátum illik hozzá, az sem baj — válassza a „Még nem tudom” lehetőséget az űrlapon. A formátumok oldalán a keretszámok egymás mellett állnak, a referenciák között pedig három este óráról órára olvasható.
Írja meg, mire készül
A csillaggal jelölt három mező kötelező, a többi segít, de nélkülük is tudunk válaszolni. Az űrlap ugyanoda érkezik, ahová a levél: egy postafiókba, amit ugyanaz az ember olvas.
Ha inkább levélben írna, ez a címünk.
Mi történik a küldés után
Négy lépés, és mind a négyben ugyanaz az ember válaszol. Nem kerül át másik kollégához menet közben.
Válasz
Huszonnégy órán belül, formátumjavaslattal és keretárral. Ha valami hiányzik, azt is ekkor kérdezzük meg.
Ajánlat
Tételes, írásban, negyvennyolc órán belül. Asztalonként és tételenként bontva, hogy továbbküldhető legyen.
Bejárás
A helyszínen, még a szerződés előtt. Ez zárja le az asztalszámot és az építési időt.
Szerződés
A bejáráson elhangzottakkal együtt. Ami nem került bele, azt nem is fogjuk kiszámlázni.
Az űrlap elküldése még nem foglalás és nem is kötelezettség: a dátum akkor kerül a naptárba, amikor a szerződés aláírásra kerül. Addig szabadon gondolhatja meg magát, és nem küldünk emlékeztető leveleket sem. Sürgős esetben — ha a dátum két héten belül van — érdemes ezt az üzenetbe is beírni: ilyenkor a válasz elé vesszük, és őszintén megmondjuk, ha nem fér bele.
Egy cím, egy postafiók
41 Devonshire Street, Ground Floor, London W1G 7AJ, Egyesült Királyság
Magyarország
Munkanapokon huszonnégy órán belül
Ami az űrlapon érkezik, egyetlen postafiókba fut be, és az ajánlat elkészítésén kívül semmi másra nem használjuk. Nem kerül hírlevélbe, nem adjuk tovább, és nem építünk belőle listát. Ha a megkeresésből nem lesz rendezvény, a levelezés a szokásos üzleti iratkezelési időn belül törlődik.
A pontos jogalapokat, tárolási időket és az Ön jogait az adatkezelési tájékoztató írja le. Ha bármelyik ponton törlést kér, elég egy levél erre a címre — indoklás nélkül.
Telefonszámot szándékosan nem teszünk ki. Egy est részletei — létszám, időrend, helyszín — írásban maradnak követhetők, és így az ajánlatba sem kerülhet olyasmi, amiről csak szóban esett szó. Amint a szerződés megvan, a koordinátor telefonszáma természetesen az Öné.